Dear All,
Nhằm đảm bảo dữ liệu công việc được quản lý an toàn, không bị mất khi nhân sự thay đổi hoặc phát sinh sự cố hệ thống, Công ty chính thức ban hành Quy định sử dụng Google Drive & Backup dữ liệu (đính kèm). Nội dung quy định được áp dụng từ ngày 29/07/2026.
Một số nội dung quan trọng cần thực hiện:
1. Đối với toàn thể nhân viên
- Làm việc trên đúng Working File của bộ phận, không lưu dữ liệu công việc trên Google Drive cá nhân.
- Không tự ý đổi tên, di chuyển hoặc xóa file dùng chung.
- Thứ Bảy hàng tuần: tải (Download) Working File về máy tính và đính kèm file khi gửi Email Báo cáo tuần (Working file Pro, YCBG, Development…)
2. Đối với Team Lead/Đại diện 5S:
- Teamlead: Thứ Hai hàng tuần kiểm tra 100% thành viên đã gửi báo cáo tuần và có file Backup đính kèm.
- Teamlead: Cuối tháng tổng hợp dữ liệu, lưu vào thư mục báo cáo tháng và đính kèm file khi gửi Báo cáo kết quả tháng.
- Đại diện 5S kiểm tra: Backup dữ liệu WF, survey, E-Catalogues trên máy tính nhân viên
3. Đối với Team Design
- Lưu đầy đủ Google Slide và PowerPoint (.pptx) của từng E-Catalogues theo đúng thư mục quy định.
- Hoàn thành Backup trước ngày 03 hằng tháng.
- Ms Vi (Đại diện 5S) kiểm tra và xác nhận việc lưu trữ trước ngày 05 hằng tháng.
4. Đối với HR
- Kiểm tra việc bàn giao dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc.
- Chỉ xác nhận cho IT khóa/xóa email sau khi đã hoàn tất bàn giao dữ liệu.
Mục tiêu của quy định
- Không mất dữ liệu khi nhân sự nghỉ việc.
- Không phụ thuộc vào một email hoặc một cá nhân.
- Luôn có bản Backup để khôi phục khi cần.
- Đảm bảo công việc không bị gián đoạn khi xảy ra sự cố.
Đề nghị tất cả Anh/Chị đọc kỹ quy định đính kèm và thực hiện đúng từ tuần này. Team Lead các bộ phận chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện của nhân viên trong nhóm.
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ HR hoặc IT để được hỗ trợ.